Qu’est-ce qu’un devis préparé depuis l’ERP ?
C’est un devis dont le brouillon est assemblé par un agent à partir de ce que l’entreprise sait déjà : la demande du client, le catalogue, l’historique de ses commandes et ses conditions, tels qu’ils sont dans l’ERP. Personne ne ressaisit les références à la main. Une personne de l’ADV relit le brouillon et décide de l’envoi.
Un agent, ici, désigne un assistant IA qui lit des documents et des données, puis prépare un travail selon des consignes écrites. Il ne décide pas à la place de l’équipe. Il prépare ce que l’équipe relit.
Pourquoi le devis est-il un bon premier document ?
Dans une PME qui fabrique ou vend des produits, le devis revient tous les jours. Il demande peu de jugement sur la plupart des lignes et beaucoup de recopie : la référence, la désignation, la quantité, le délai. Les informations existent déjà dans l’ERP et le catalogue.
C’est aussi un document que l’équipe sait relire. L’ADV sait reconnaître une référence fausse, un délai intenable ou une remise oubliée. La relecture reste donc rapide et fiable, même au début.
Enfin, une erreur sur un devis coûte cher. Selon Entreprendre Service Public, le devis est une offre de contrat qui engage le professionnel dès que le client l’accepte. Un brouillon préparé plus vite ne sert à rien s’il part sans relecture.
Que prépare l’agent, concrètement ?
À partir d’une demande reçue par mail, par téléphone ou par le portail, l’agent :
- retrouve le client et ses derniers devis ;
- reprend les références, les quantités et les délais depuis le catalogue ;
- applique les conditions du client telles qu’elles sont dans l’ERP ;
- signale ce qui manque ou ne colle pas : une référence absente, une quantité inhabituelle, un délai à confirmer avec l’atelier.
Il ne fixe aucun prix et n’accorde aucune remise. Ce qui n’est pas dans l’ERP n’apparaît pas dans le brouillon. Une ligne qu’il n’a pas pu remplir reste visible, avec la raison.
Qui fait quoi entre l’agent et l’ADV ?
Le partage des rôles se décide avant de commencer, et il s’écrit. Voici celui que nous recommandons pour un premier essai.
| Étape | L’agent | L’ADV |
|---|---|---|
| Lire la demande | Extrait le client, les produits, les quantités, la date souhaitée | Vérifie que rien n’a été oublié |
| Retrouver le client | Propose le compte dans l’ERP | Confirme le bon compte |
| Remplir les lignes | Reprend références, désignations et délais du catalogue | Relit chaque ligne |
| Prix et remises | Reprend le tarif de l’ERP, sans remise | Décide de toute exception |
| Délais | Signale les produits à fabriquer ou hors stock | Confirme avec l’atelier ou les achats |
| Envoi | Ne fait rien | Décide et envoie depuis vos outils |
| Relance | Propose une date | Valide la date |
Que vérifie l’ADV avant l’envoi ?
Chaque ligne, avant l’envoi. La relecture suit une grille courte : la référence existe, la quantité correspond à la demande, le délai est tenable, les conditions sont celles du client, le total se recalcule.
Nous avons publié cette grille en entier : la grille de relecture d’un devis. Elle suit l’ordre du devis, de la demande jusqu’à l’envoi, et chaque point se coche ou se corrige.
Le brouillon arrive prêt à relire. La décision d’envoyer reste à l’équipe.
Comment se déroule le circuit, feuillet par feuillet ?
- La demande arrive et l’agent la lit.
- Le brouillon se prépare depuis le catalogue et l’ERP.
- L’ADV relit et corrige.
- Le devis part depuis vos outils, dans votre modèle.
- Les corrections deviennent des consignes pour le devis suivant.
La cinquième étape est celle qui fait progresser la méthode. Une correction isolée se fait dans le devis. Une correction qui revient s’écrit sous forme de consigne courte, par exemple « cette gamme se vend par lot ». L’équipe relit la consigne avant qu’elle soit donnée à l’agent.
Quelles données l’agent doit-il pouvoir lire ?
Le minimum utile, et rien de plus :
- le catalogue, avec les références, les désignations, les unités et les conditionnements ;
- le tarif en vigueur et les conditions de chaque client ;
- l’historique des devis et des commandes du client ;
- les règles écrites de l’équipe : délais standard, minimums de commande, produits à confirmer.
Ces données restent dans vos outils. L’agent y lit ce qu’il faut pour le brouillon. Avant de brancher quoi que ce soit, vérifiez les conditions de l’outil d’IA choisi : où passent les données, et si le fournisseur peut les réutiliser. La CNIL le recommande dans ses précisions sur le déploiement de l’IA générative, publiées le 18 juillet 2024 : partir d’un besoin concret, choisir un mode de déploiement sécurisé, fixer les usages permis et former les utilisateurs.
Quelles sont les limites ?
Un brouillon peut sembler juste et contenir une erreur. La CNIL rappelle qu’il ne faut pas occulter les limites de ces systèmes. C’est la raison de la relecture ligne par ligne.
L’agent ne vaut que ce que valent vos données. Un catalogue avec des doublons, des désignations floues ou des tarifs périmés donne des brouillons du même niveau. Le premier travail est souvent de nettoyer ce qui sert le plus.
Les demandes atypiques restent humaines. Un produit sur mesure, une négociation, un client qui hésite : l’agent peut préparer une base, mais le commercial garde la main.
Enfin, nous ne connaissons pas de mesure publique fiable du temps gagné. Le plus honnête est de mesurer chez vous, sur quelques semaines, le temps de préparation et de relecture avant et après.
Par où commencer dans votre PME ?
Commencez par un seul type de devis, celui que l’équipe ressaisit le plus souvent. Écrivez la façon dont l’ADV le prépare aujourd’hui, étape par étape. Faites préparer quelques brouillons par l’agent et relisez-les avec la grille. Notez les corrections. Quand elles se font rares, passez au type de devis suivant, ou aux relances.
Qu’est-ce qui ne change pas ?
Votre ERP reste la source. Vos modèles de devis restent les vôtres. La relation avec le client reste aux commerciaux et à l’ADV. Carnet de Commandes n’est ni un éditeur d’ERP ni un revendeur de logiciel.